Nebenkostenabrechnung prüfen

Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds nennt für die Datenbasis 2024 einen bundesweiten Durchschnitt von 2,67 Euro je Quadratmeter und Monat, wenn alle Positionen umgelegt werden; die obere Spanne liegt bei 3,68 Euro. Davon entfallen grob 1,15 Euro auf Heizung und Warmwasser. Für eine 70-Quadratmeter-Wohnung sind das rund 187 Euro im Monat. Diese Zahl taugt allerdings nur als grober Test: Aufzug, Tiefgarage, große Außenanlagen und ein hoher Grundsteuerhebesatz treiben den Wert legitim nach oben. Aussagekräftiger als der Bundesdurchschnitt ist der Vergleich mit der eigenen Vorjahresabrechnung Position für Position.

Zwei Gruppen sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausgenommen. Erstens Verwaltungskosten: Verwaltervergütung, Kontoführung, Porto, Buchhaltung, Rechtsberatung, Mietausfallwagnis. Zweitens Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen, Erneuerungen, Rücklagen, der Reparaturanteil von Wartungsverträgen. Beides bleibt auch dann nicht umlagefähig, wenn der Mietvertrag es vorsieht – eine solche Klausel ist unwirksam. Ebenfalls unzulässig sind die Kosten leerstehender Wohnungen; sie trägt der Vermieter. Und seit dem 1. Juli 2024 dürfen die Kosten eines TV-Sammelvertrags nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden.

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 BGB. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Maßgeblich ist der Zugang bei dir, nicht das Erstellungsdatum. Kommt die Abrechnung später, ist eine Nachforderung vollständig ausgeschlossen – ein Guthaben musst du aber trotzdem bekommen. Die Ausnahme gilt, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa bei einer ausstehenden Abrechnung des Versorgers; das muss er konkret darlegen. Umgekehrt gilt für dich: Einwendungen musst du innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang erheben, sonst wird die Abrechnung bestandskräftig.

Ja, und zwar die Originalbelege, nicht nur eine Zusammenstellung. Der Anspruch ergibt sich aus dem Mietverhältnis und ist von der Rechtsprechung bestätigt. Üblicherweise findet die Einsicht beim Vermieter oder der Hausverwaltung statt; bei größerer Entfernung kann ein Anspruch auf Übersendung von Kopien gegen Kostenerstattung bestehen. Wichtig ist die zeitliche Reihenfolge: Deine Einwendungsfrist von zwölf Monaten läuft unabhängig davon, ob die Einsicht schon stattgefunden hat. Wer auf einen Termin wartet, sollte deshalb parallel und fristwahrend schriftlich widersprechen. Solange die Belegeinsicht verweigert wird, kannst du die Nachzahlung zudem zurückhalten.

Deren Kostenanteil trägt der Vermieter. Er darf nicht auf die verbleibenden Mieter umgelegt werden – das gilt sowohl für flächenabhängige als auch für verbrauchsunabhängige Positionen. Praktisch bedeutet das: Die Gesamtfläche im Verteilerschlüssel muss die leerstehenden Wohnungen enthalten, auch wenn dort niemand wohnt. Fehlen sie in der Bezugsgröße, steigt der Anteil aller anderen. Das ist ein häufiger und schwer erkennbarer Fehler; er fällt nur auf, wenn man die im Verteilerschlüssel genannte Gesamtfläche mit der tatsächlichen Fläche des Hauses vergleicht. Bei der Belegeinsicht lohnt sich die Frage danach ausdrücklich.

Ja, beide Seiten dürfen die Vorauszahlung nach einer Abrechnung anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB) – und zwar auf eine angemessene Höhe, die sich an den tatsächlichen Kosten orientiert. Der Vermieter macht das meist von selbst nach oben; du kannst es aber auch verlangen, und nach unten ebenso, wenn regelmäßig Guthaben entstehen. Sinnvoll ist eine Vorauszahlung, die die letzte Abrechnung ungefähr deckt. Eine bewusst zu niedrig angesetzte Vorauszahlung ist übrigens kein Grund zur Beanstandung der Abrechnung selbst; sie führt nur dazu, dass die Nachzahlung höher ausfällt. Wer bei Vertragsschluss auffällig niedrige Nebenkosten genannt bekommt, sollte deshalb nach der letzten Abrechnung fragen.