Urlaubsanspruch und Resturlaub berechnen

Der Urlaubsanspruch wird nach Arbeitstagen umgerechnet, nicht nach Arbeitsstunden. Das ist der Punkt, an dem die meisten Rechnungen schiefgehen.

Das Gesetz nennt 24 Werktage. Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also einschließlich Samstag – der Bezug ist eine Sechstagewoche. Bei einer Fünftagewoche werden daraus 20 Tage, bei vier Tagen 16, bei drei Tagen 12.

Für den vertraglichen Urlaub gilt dasselbe Verhältnis, nur mit anderem Bezug: Ein Vertrag mit 30 Tagen meint 30 Tage bei Fünftagewoche. Wer auf vier Tage reduziert, bekommt 24. Wer auf drei reduziert, 18.

Das fühlt sich nach Verlust an und ist keiner. Ein Urlaubstag befreit von einem Arbeitstag. Wer drei Tage pro Woche arbeitet und 18 Urlaubstage hat, kann damit sechs volle Wochen frei nehmen – genau wie jemand mit fünf Tagen und 30 Urlaubstagen. Die freie Zeit ist identisch, nur die Zählweise ist eine andere.

Anders liegt der Fall bei einer Änderung mitten im Jahr, und hier ist die Rechtslage klar zugunsten der Beschäftigten: Wer die ersten sechs Monate fünf Tage arbeitet und dann auf drei reduziert, darf für die ersten sechs Monate nicht nachträglich heruntergerechnet werden. Der Europäische Gerichtshof hat das mehrfach bestätigt. Bereits erworbener Urlaub bleibt in der Höhe bestehen, in der er entstanden ist. Dieser Rechner bildet solche unterjährigen Wechsel nicht ab – dort lohnt der Blick in eine Fachberatung.

Ein letzter Punkt zur Vier-Tage-Woche, die gerade häufiger wird: Wenn die Arbeitszeit gleich bleibt und nur anders verteilt wird, sinkt die Zahl der Urlaubstage. Das ist rechnerisch richtig und wird trotzdem regelmäßig als Verschlechterung empfunden. Wer das vermeiden will, muss es im Vertrag ausdrücklich anders regeln – möglich ist das, denn Abweichungen zugunsten der Beschäftigten sind immer zulässig.

Die verbreitete Vorstellung lautet: Urlaub verfällt am 31. Dezember, im Ausnahmefall am 31. März. Seit 2018 stimmt das so nicht mehr.

Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, und das Bundesarbeitsgericht hat es 2019 übernommen: Urlaub verfällt nur dann, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass er andernfalls verfällt. Unterbleibt dieser Hinweis, verfällt der Urlaub nicht – er wird übertragen, und zwar ohne die Begrenzung auf den 31. März.

Das ist eine erhebliche Verschiebung. Vorher musste der Arbeitnehmer beweisen, dass er den Urlaub nicht nehmen konnte. Heute muss der Arbeitgeber beweisen, dass er ordentlich hingewiesen hat.

Die Übertragung bis zum 31. März nach § 7 Abs. 3 BUrlG bleibt daneben bestehen, hat aber ihre eigene Voraussetzung: Sie setzt dringende betriebliche Gründe oder Gründe in der Person des Arbeitnehmers voraus. Ein einfaches „ich bin nicht dazu gekommen" genügt dafür nicht.

Ein Sonderfall betrifft langfristige Krankheit. Wer über das Jahresende hinaus arbeitsunfähig ist, verliert den Urlaub nicht sofort. Nach der Rechtsprechung verfällt er erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres.

Und beim Ausscheiden gilt § 7 Abs. 4 BUrlG: Was nicht mehr genommen werden kann, ist in Geld abzugelten. Das ist kein Ermessen des Arbeitgebers, sondern ein Anspruch. Berechnet wird er nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen.

Wer viel Resturlaub hat, sollte ihn deshalb schriftlich festhalten lassen – eine kurze E-Mail an die Personalabteilung mit der Bitte um Bestätigung reicht. Das kostet nichts und schafft im Streitfall einen Beleg.